We współczesnym, dynamicznie zmieniającym się świecie gospodarczym stałe podnoszenie kwalifikacji i zdobywanie nowej wiedzy stało się koniecznością dla przedsiębiorców chcących utrzymać konkurencyjność swoich firm. Rozwój technologii, zmieniające się regulacje prawne, a także rosnąca konkurencja wymuszają ciągłe inwestowanie w poszerzanie kompetencji pracowników i kadry zarządzającej.
Wydatki związane z edukacją, szkoleniami czy kursami często stanowią spore obciążenie finansowe dla firm. Pojawia się więc pytanie – czy tego rodzaju koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i w ten sposób obniżyć podstawę opodatkowania prowadzonej działalności gospodarczej?
Definicja kosztów uzyskania przychodów
Przepisy podatkowe nie zawierają jednoznacznych wytycznych w kwestii uznawania wydatków na edukację za koszty uzyskania przychodów. Ustawa o podatku dochodowym definiuje koszty uzyskania przychodów jako koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Katalog tych kosztów ma charakter otwarty, co oznacza, że nie obejmuje zamkniętego wykazu wydatków. Decydujące jest więc wykazanie bezpośredniego związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a prowadzoną działalnością gospodarczą. Ciężar udowodnienia tego związku spoczywa na podatniku.
Kryterium celowości wydatków
Organy podatkowe, oceniając możliwość zaliczenia wydatków na edukację do kosztów uzyskania przychodów, kierują się przede wszystkim kryterium celowości takiego wydatku. W praktyce oznacza to akceptowanie kosztów szkoleń, kursów czy studiów podyplomowych bezpośrednio korespondujących z bieżącym profilem prowadzonej działalności gospodarczej. Jeśli jednak poniesiony koszt ma związek z planowanym w przyszłości rozszerzeniem działalności na nowe obszary, organy podatkowe często odmawiają prawa do jego rozliczenia, uznając go za wydatek o charakterze osobistym, a nie związanym z obecnie generowanymi przychodami firmy.
Wyjątki w podejściu organów
Wyjątkiem, w którym organy podatkowe przychylniej podchodzą do rozliczania kosztów edukacji, są wydatki na naukę języków obcych. Są one coraz częściej akceptowane jako koszty uzyskania przychodów, o ile znajomość języka obcego jest przydatna lub wręcz niezbędna w prowadzonym biznesie. Dotyczy to zwłaszcza firm działających na rynkach międzynarodowych, świadczących usługi eksportowe lub obsługujących zagranicznych kontrahentów.
Organy skarbowe stosują również zróżnicowane podejście w przypadku kosztów studiów doktoranckich. Niekiedy uznają je za celowe i ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, ale zdarzają się też przypadki odmowy prawa do ich rozliczenia jako kosztów uzyskania przychodów. Kluczowe znaczenie ma tutaj analiza indywidualnych okoliczności danej sprawy.
Koszty pośrednie i interpretacja indywidualna
Oprócz samych opłat za naukę, studia czy szkolenia, do kosztów uzyskania przychodów możliwe jest również zaliczenie wydatków związanych, takich jak zakup podręczników, zeszytów, materiałów naukowych czy oprogramowania edukacyjnego. Problemem bywa jednak udokumentowanie wydatków na dojazdy na zajęcia, które często nie są akceptowane przez organy skarbowe jako koszty uzyskania przychodów.
W przypadku wątpliwości co do możliwości rozliczenia konkretnych kosztów edukacji, warto wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego przez właściwy organ podatkowy. Uzyskana w ten sposób wiążąca interpretacja pozwoli na bezpieczne i zgodne z prawem rozliczenie spornego wydatku oraz unikniecie potencjalnych sporów z fiskusem w przyszłości.